महाराष्ट्र ग्रामपंचायत लेखा संहिता, १९६१ आणि तिच्या सुधारित नियमांनुसार, ग्रामपंचायतीचे प्रशासन पारदर्शक आणि आर्थिकदृष्ट्या शिस्तबद्ध असणे आवश्यक आहे. ग्रामपंचायत स्तरावर, विकासकामे तसेच दैनंदिन प्रशासकीय खर्च सार्वजनिक कर, शासकीय अनुदान (जसे की १५ वा वित्त आयोग, जिल्हा नियोजन समिती निधी) (Grampanchayat File 12 Contingency Expense Quota) आणि उत्पन्नाच्या इतर स्रोतांमधून भागवले जातात.

ग्रामपंचायतीने खर्च केलेल्या प्रत्येक रकमेची नोंद ठेवणे आणि अशा खर्चासाठी कायदेशीर आधार असणे आवश्यक आहे. ग्रामपंचायतीच्या आर्थिक व्यवहारांमध्ये ‘व्हाउचर’ हा एक महत्त्वाचा दस्तऐवज आहे. ‘ ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ ‘ हे प्रामुख्याने आकस्मिक खर्च व्हाउचर म्हणून ओळखले जाते. ग्रामपंचायतीच्या दैनंदिन कामकाजात होणाऱ्या लहान आणि अनपेक्षित खर्चांची कायदेशीर नोंद ठेवण्यासाठी या मॉडेलचा वापर केला जातो.

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ म्हणजे काय?

सोप्या भाषेत सांगायचे झाल्यास, ग्रामपंचायतीला झालेल्या कोणत्याही अनपेक्षित किंवा किरकोळ खर्चाची पावती किंवा बिल याला ‘ग्रामपंचायत नमुना १२ ‘ म्हणतात. जेव्हा ग्रामपंचायत कार्यालय चालवण्यासाठी किंवा इतर कोणत्याही आवश्यक कामासाठी बाजारातून वस्तू खरेदी केल्या जातात किंवा सेवा घेतल्या जातात, तेव्हा त्या खर्चाला मंजुरी देण्यासाठी आणि त्याची नोंद ग्रामपंचायतीच्या मुख्य रोकड पुस्तकात (रोकड पुस्तक/फॉर्म २७) करण्यासाठी ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ वापरला जातो.

हा एक दस्तऐवज आहे, ज्यावर खर्चाला मंजुरी देणारे अधिकारी (सरपंच/ग्रामसेवक), पैसे स्वीकारणारी व्यक्ती (विक्रेता/पुरवठादार) आणि खर्चाची पडताळणी करणारी व्यक्ती यांच्या सह्या असतात.

अनपेक्षित खर्च म्हणजे काय?

ग्रामपंचायतीमध्ये दोन प्रकारचे खर्च असतात: Grampanchayat File 12 Contingency Expense Quota

• १. नियमित/निश्चित खर्च: जसे की कर्मचाऱ्यांचे पगार, मासिक वीज बिल, मानधन इत्यादी.
• २. आकस्मिक खर्च: प्रशासकीय कामकाज सुरळीत चालावे यासाठी अनपेक्षितपणे किंवा आवश्यकतेनुसार होणारा किरकोळ खर्च.

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ मध्ये समाविष्ट असलेल्या खर्चांची उदाहरणे:

• कार्यालयीन लेखनसामग्री: कागद, पेन, फायली, नोंदवह्या, शाई, छायाप्रतीचा खर्च इत्यादी.
• दुरुस्ती आणि देखभाल: ग्रामपंचायत कार्यालयातील संगणक, प्रिंटर, फर्निचर, कुलूप किंवा शासकीय वाहनांची किरकोळ दुरुस्ती.
• स्वच्छतेची औषधे आणि स्प्रे: गावात अचानक आजारपणाचा प्रादुर्भाव झाल्यास जंतुनाशक पावडर, ब्लीचिंग पावडर किंवा कार्यालयीन स्वच्छतेचे साहित्य खरेदी करणे.
• शासकीय सभा आणि कार्यक्रम: ग्रामसभा, मासिक सभा किंवा १५ ऑगस्ट आणि २६ जानेवारी यांसारख्या राष्ट्रीय सणांच्या वेळी चहा, अल्पोपहार, ध्वजारोहणाचे साहित्य आणि मंडपाचा खर्च.
• प्रवासाचा खर्च: ग्रामसेवक किंवा कर्मचाऱ्याचा शासकीय कामासाठीचा अधिकृत प्रवास खर्च (जसे की पंचायत समिती किंवा जिल्हा परिषद कार्यालयाला भेट देणे).
• टपाल आणि दळणवळण: शासकीय पत्रांसाठीची तिकिटे, कुरिअरचा खर्च.
• तात्काळ सार्वजनिक कामे: पाणीपुरवठा वाहिनी फुटल्यास लागणारे किरकोळ साहित्य किंवा तात्पुरत्या मजुरीचा खर्च.

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२चे कायदेशीर आणि प्रशासकीय महत्त्व

(Grampanchayat File 12 Contingency Expense Quota) ग्रामपंचायत प्रशासनामध्ये अत्यंत महत्त्वाचे आहे:

आर्थिक पारदर्शकता: हे मॉडेल प्रत्येक खर्चाचे अचूक वर्गीकरण राखण्यास मदत करते. ग्रामपंचायतीचा निधी कोठे आणि कसा खर्च झाला हे यातून स्पष्टपणे दिसून येते.

लेखापरीक्षणाचा एक प्रमुख आधार: स्थानिक निधी लेखापरीक्षण किंवा एजी (AG) लेखापरीक्षण करताना, लेखापरीक्षक सर्वप्रथम खर्चाच्या पावतीची ( ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२) तपासणी करतात. जर फाईल १२ योग्यरित्या भरलेले नसेल, तर तो खर्च बेकायदेशीर घोषित केला जाऊ शकतो.

भ्रष्टाचार प्रतिबंध: या फॉर्मवर प्राप्तकर्त्याची सही आणि वस्तू मिळाल्याचे प्रमाणपत्र असते, ज्यामुळे फसवणुकीचे खर्च टाळता येतात.

कायदेशीर पुरावा: भविष्यात, जर गावकऱ्यांनी माहिती अधिकार (RTI) अंतर्गत माहिती मागितली किंवा खर्चासंदर्भात न्यायालयात वाद निर्माण झाला, तर ग्रा ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ हा अंतिम कायदेशीर पुरावा मानला जातो.

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ चा अधिकृत नमुना

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ चा नमुना खालील तक्त्यावरून समजू शकतो:

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२
(महाराष्ट्र ग्रामपंचायत लेखा संहीता, १९६१ मधील नियम पहा)
आकस्मित खर्चाचे प्रमाणक (Contingent Voucher)
प्रमाणक क्रमांक (Voucher No): ……………….. दिनांक (Date): …./…./२०…
उप-शीर्ष (Head of Account): ……………………………………………………

खर्चाचा तपशील:

अ.क्र.	खर्चाचा सविस्तर तपशील (Particulars of Expenditure)	रक्कम (रुपये)	पैसे (Ps.)
१.
२.
३.
४.
	एकूण रक्कम (अक्षरी रुपये) :

१. साहित्य प्राप्ती प्रमाणपत्र (Certificate of Receipt of Stores):

“प्रमाणित करण्यात येते की, वरील प्रमाणकात नमूद केलेले साहित्य योग्य संख्या आणि गुणवत्तेनुसार ताब्यात मिळाले असून, त्याची नोंद ग्रामपंचायतीच्या ‘मालमत्ता/साठा नोंदवही’ (Stock Register) नमुना क्रमांक ………. च्या पान क्रमांक ………. वर करण्यात आली आहे.”

दिनांक: …./…./२०…

स्वाक्षरी (लिपिक/कर्मचारी): ………………..

२. मंजुरी आदेश (Sanction Order):

“वर नमूद केल्याप्रमाणे एकूण रुपये ………………../- (अक्षरी रुपये ………………………………………………….. ) च्या खर्चास ग्रामपंचायत ठराव क्र. ……….. दिनांक …./…./२०… अन्वये किंवा सरपंचांच्या विशेष अधिकारांतर्गत मंजुरी देण्यात येत असून रक्कम अदा करण्यात यावी.”

ग्रामसेवक/साहाय्यक आयुक्त स्वाक्षरी: ………………..

सरपंच स्वाक्षरी: ………………..

३. पोच पावती (Receipt acknowledgment):

“मला ग्रामपंचायत ……………….. कडून वरील बिलापोटी एकूण रुपये ………………../- नगद / धनादेश क्रमांक ……………….. दिनांक …./…./२०… द्वारे पूर्ण आणि अंतिम स्वरूपात मिळाले.”

(रु. ५०००/- पेक्षा जास्त रक्कम असल्यास येथे महसूल तिकीट (Revenue Stamp) लावावे)

पैसे स्वीकारणाऱ्याची स्वाक्षरी (Vendor/Payee): ………………..

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ भरण्याचे नियम

ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ हा आर्थिक दस्तऐवज असल्याने, तो भरताना खूप काळजी घ्यावी लागते. यासंबंधीचे नियम पुढीलप्रमाणे आहेत.

अचूक तारीख आणि व्हाउचर क्रमांक: व्हाउचर क्रमांक 1 प्रत्येक आर्थिक वर्षाच्या सुरुवातीला (1 एप्रिल) सुरू करावा लागतो. तारीख आणि वर्ष बरोबर असणे आवश्यक आहे.

खाते प्रमुख: ज्या उद्देशासाठी खर्च केला गेला आहे त्याचे स्पष्टपणे वर्गीकरण केले पाहिजे (उदा. कार्यालयीन खर्च, पाणीपुरवठा खर्च, आरोग्य खर्च).

शब्द आणि आकड्यांमध्ये रक्कम: बिलाची रक्कम शब्द आणि आकड्यांमध्ये सारखीच असावी. ओव्हरराइटिंग नसावे. ओव्हरराईटिंग असल्यास, ग्रामसेवकाची स्वाक्षरी पूर्ण असणे आवश्यक आहे (केवळ आद्याक्षरांना परवानगी नाही).

सब-व्हाउचर: फाईल १२ ला मुख्य व्हाउचर म्हणतात. या व्हाउचरच्या मागील बाजूस दुकानदाराचे मूळ बिल (मूळ कर बीजक/कॅश मेमो) टाकणे आवश्यक आहे. साध्या कागदावर कच्चे बिल किंवा अंदाज बांधता येत नाही.

स्टॉक रजिस्टर एंट्री: कोणतीही वस्तू (जसे की खुर्ची, फाइल, बल्ब) खरेदी केली असल्यास, ती ग्रामपंचायतीच्या ‘स्टॉक रजिस्टर’मध्ये टाकणे आवश्यक आहे. फाईल १२ वर त्या रजिस्टरचा पान क्रमांक लिहिणे आवश्यक आहे.

रेव्हेन्यू स्टॅम्प: नियमांनुसार, जर भरलेली रक्कम ₹5,000/- पेक्षा जास्त असेल तर, पैसे मिळवणाऱ्या व्यक्तीच्या स्वाक्षरीवर 1 रुपये चा महसूल मुद्रांक लावणे कायदेशीररित्या आवश्यक आहे. स्टॅम्प नसल्यास, व्हाउचर ऑडिटमध्ये नाकारले जाऊ शकते.

ग्रामपंचायत फाईल १२ मंजूर करण्याची प्रशासकीय प्रक्रिया

ग्रामपंचायतीमध्ये फाईल १२ कसा तयार आणि मंजूर केला जातो याची एक निश्चित प्रक्रिया आहे:

[खरेदी/खर्च] ➔ [दुकानदाराचे मूळ बिल] ➔ [ फाईल १२ वर नोंद] ➔ [स्टॉक रजिस्टरमध्ये नोंद] ➔ [ग्रामसेवक आणि सरपंच यांची संयुक्त स्वाक्षरी] ➔ [रक्कम भरणे (रोख/चेक) ➔ राखी बुक

पायरी 1: मागणी आणि खरेदी: ग्रामपंचायतींना आवश्यक वस्तू खरेदी केल्या जातात किंवा सेवा घेतल्या जातात. संबंधित दुकानदार बिल भरतो.

पायरी 2: फाईल १२ तयार करणे: ग्रामपंचायत लिपिक किंवा संगणक ऑपरेटर दुकानदाराच्या बिलावर आधारित ‘ फाईल १२’ फॉर्म भरतो.

पायरी 3: पडताळणी: ग्रामसेवक बिलाची रक्कम, प्रमाण आणि मालाची गुणवत्ता तपासतो. मालाची नोंद स्टॉक रजिस्टरमध्ये केली जाते.

पायरी 4: आर्थिक मान्यता: खर्चाला प्रशासकीय आणि आर्थिक मान्यता देण्यासाठी ग्रामसेवक आणि सरपंच दोघेही फाईल १२ वर स्वाक्षरी करतात. (महाराष्ट्र ग्रामपंचायतीच्या नियमानुसार, सरपंच आणि ग्रामसेवक यांच्या संयुक्त स्वाक्षरीशिवाय कोणताही खर्च वैध नाही.)

पायरी 5: रकमेचे वितरण: मंजूरीनंतर, रक्कम संबंधित व्यक्तीला रोख (लहान खर्चाच्या बाबतीत) किंवा चेक/ऑनलाइन हस्तांतरण (मोठ्या रकमेच्या बाबतीत) द्वारे वितरित केली जाते. ज्या व्यक्तीला पेमेंट मिळाले आहे त्याची स्वाक्षरी फाईल १२ च्या ‘प्राप्त’ विभागात घेतली जाते.

पायरी 6: कॅश बुकमध्ये प्रवेश: शेवटी, या पडताळणी क्रमांकाच्या आधारे ते ‘फॉर्म 27’ (मुख्य रोख पुस्तक) च्या खर्चाच्या बाजूला नोंदवले जाते.

फाईल १२ मध्ये ऑडिट आणि संभाव्य चुका

जेव्हा स्थानिक निधी लेखापरीक्षण विभाग ग्रामपंचायतीचे वार्षिक लेखापरीक्षण करते, तेव्हा फाईल १२ ची अतिशय बारकाईने छाननी केली जाते. लेखापरीक्षणादरम्यान सर्वसाधारणपणे खालील आक्षेप किंवा चुका आढळून येतात, ज्या ग्रामपंचायतीने टाळल्या पाहिजेत:

अपूर्ण व्हाउचर: फाईल १२ वर प्रमाणन क्रमांक, तारीख किंवा बजेट हेड लिहित नाही.

स्वाक्षरीचा अभाव: सरपंच किंवा ग्रामसेवक यापैकी एकाची स्वाक्षरी आहे किंवा विक्रेत्याची स्वाक्षरी नाही.

कोटेशन किंवा निविदा संलग्न न करणे: सरकारी नियमांनुसार, खरेदी एका विशिष्ट मर्यादेपेक्षा जास्त असल्यास (उदा. ₹5,000 किंवा ₹10,000 पेक्षा जास्त), बाजारातील इतर दुकानदारांकडून कोटेशन घेणे बंधनकारक आहे. ते जोडलेले नसल्यास, खर्च आक्षेपार्ह होतो.

ग्रामपंचायतीच्या ठरावाचा संदर्भ नाही: मोठ्या किंवा विशेष अनपेक्षित खर्चासाठी ग्रामपंचायत किंवा ग्रामसभेच्या मासिक सभेचा ठराव आवश्यक आहे. जर हा ठराव क्रमांक फाईल १२ वर नमूद केला नसेल तर लेखापरीक्षणात वसुली केली जाऊ शकते.

नॉन-डिडक्शन ऑफ टॅक्स (TDS/GST): मोठ्या बिलांमधून नियमांनुसार योग्य कर वजा न करता संपूर्ण रक्कम भरणे ही गंभीर आर्थिक चूक मानली जाते.

ई-ग्राम स्वराज आणि ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ चे संगणकीकरण

आजच्या काळात भारत सरकार आणि महाराष्ट्र सरकारच्या पंचायती राज मंत्रालयाने ग्रामपंचायतींचे कामकाज डिजिटल केले आहे. पूर्वी हाताने लिहिलेले फॉर्म आता ई-ग्राम स्वराज पोर्टलवर ऑनलाइन भरावे लागतील.

आजकाल, फाईल १२ ची माहिती ऑनलाइन प्रणालीमध्ये “व्हाउचर एंट्री” म्हणून नोंदवली जाते.

ऑनलाइन प्रणालीमध्ये खर्च मंजूर करतानासुद्धा, सरपंचाचे डीएससी (डिजिटल स्वाक्षरी प्रमाणपत्र – DSC) आणि ग्रामसेवकाचे डीएससी वापरून “पीएफएमएसद्वारे” “ऑनलाइन पेमेंट” केले जाते.

संपूर्ण प्रक्रिया ऑनलाइन असली तरी, हाताने भरलेला फाईल १२ आणि मूळ बिले असलेली मूळ कागदपत्रांची भौतिक फाईल (फिजिकल फाईल) कार्यालयात जतन करून ठेवली पाहिजे.

ग्रामपंचायत दप्तर नमुना नंबर 12 ची pdf हवी असल्यास whatsapp ग्रुप ला जॉईन व्हा.

निष्कर्ष

(Grampanchayat File 12 Contingency Expense Quota) ग्रामपंचायत नमुना फाईल १२ हा केवळ एक कागदी फॉर्म नाही; तो ग्रामपंचायतीच्या आर्थिक शिस्तीचा आणि कायदेशीर व्यवहारांचा कणा आहे. हे प्रमाणपत्र गावाच्या विकासासाठी आणि प्रशासनासाठी होणाऱ्या प्रत्येक लहान किंवा आकस्मिक खर्चाला कायदेशीर मान्यता देते.

प्रत्येक ग्रामसेवक, सरपंच आणि ग्रामपंचायत सदस्याला फाईल १२ चे महत्त्व आणि तो भरण्याची योग्य पद्धत माहित असली पाहिजे. फाईल १२ च्या नोंदी व्यवस्थित ठेवल्याने ग्रामपंचायतीला लेखापरीक्षणाच्या त्रासापासून संरक्षण मिळते आणि गावात पारदर्शक प्रशासनाला चालना मिळते. त्यामुळे, “स्वच्छ प्रशासन, सुंदर गाव” हे उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी आर्थिक व्यवहारांमध्ये फाईल १२ चा योग्य वापर करणे अत्यावश्यक आहे.